Esta herramienta nos permite clasificar las tareas que debemos realizar para saber cuando y como las debemos resolver o ejecutar dependiendo de dos variables: importancia y urgencia.
La importancia de una tarea está vinculada a qué tan impactante es en tus objetivos importantes. Puedes determinar este grado de importancia haciéndote la pregunta: ¿esta tarea me permite acercarme a mis metas y objetivos?
La urgencia de una tarea está ligada a la temporalidad de la misma y, sobretodo, a las consecuencias que generaría el no ejecutarla. En se sentido, una buena pregunta que puedes hacer al respecto es: ¿qué perjuicio me generaría no ejecutar esta tarea ahora mismo?
Tareas importantes y urgentes: EJECUTAR YA MISMO
Son tareas que deben ser ejecutadas de forma inmediata porque son actividades que impactan directamente en tus objetivos y traen consigo un riesgo de afectar tus resultados si no actúas con prisa.
Tareas importantes y no urgentes:PLANIFICAR
Son actividades que requieren ser planificadas, son tareas claves para tus objetivos pero que pueden esperar porque tienes holgura para su fecha de entrega. Las tareas que se mantienen mucho tiempo en este cuadrante, eventualmente, se trasladarán al primero.
Tareas no importantes y urgentes:DELEGAR
Son tareas que deben ser, en la medida de lo posible, delegadas para que no quiten tu atención de lo importante, de todos modos, debes prestarles atención porque requieren ser resueltas rápidamente.
Tareas no importantes y no urgentes: DESECHAR
Son actividades que deben ser descartadas en la mayoría de los casos pues no agregan valor a tus planes y objetivos ni tampoco representan un potencial impacto negativo por no ejecutarlas rápidamente.
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